Autor: Marcel Hofmann

Situation des Patientenmagements in der Klinik

Im Klinikallatg sind EDV - Systeme zum Patientenmanagement und Führung von Abteilungen immer noch die Ausnahme. Das beruht auf folgenden Faktoren:

-        Der potentielle Anwender (Arzt) ist nicht identisch mit dem Beschaffer (Verwaltungsleiter, Geschäftsführer) der Soft - und Hardware und damit nicht Herr der entsprechenden Finanzmittel.

-        Der Anwender ist in der Regel kein EDV - Fachmann und damit oft nicht in der Lage seine Bedürfnisse adäquat zu artikulieren.

-        Der EDV - Spezialist ist normalerweise ohne Einblick in medizinische Bedürfnisse und die Abläufe eines Klinikalltages oder einer Abteilungsstruktur.

-        Bei der Beschaffung von Klinik - EDV wird in der Regel von einem übergreifenden Gesamtkonzept ausgegangen. Damit entsteht der Zwang eine Vielzahl von Bedürfnissen einzelner Anwender und Arbeitsbereiche möglichst gleichzeitig zu berücksichtigen. Das führt in der Regel zu einer Verzögerung der Inbetriebnahme solcher Systeme.

Auf gefässchirurgischem Gebiet hat sich diesbezüglich in den letzten zehn Jahren auf kommerzieller Seite im deutschsprachigen Raum auch offenbar nichts Neues ergeben.

Nachdem seit nunmehr fünf Jahren an der eigenen Abteilung ein solches System in eigener Regie betrieben und weiterentwickelt wird, soll diese gefässchirurgische Datenbank ”VasoDat” vorgestellt werden.

Entwicklung der gefässchirurgischen Datenbank VasoDat

Die Entwicklung begann 1989 am Klinikum rechts der Isar in München. Das Projekt wurde zunächst als Machbarkeitsstudie angesehen. Eine  Zusammenarbeit mit dem damaligen Distributor des Mutterprogrammes entwickelte sich jedoch nicht, weil dieser nicht an der Entwicklung von Folgeanwendungen interessiert war.

1996/97 folgte die Neustrukturierung als relationale Datenbank Vasodat 3.0. Das erforderte eine komplette Neuprogrammierung der Datenbank, weil durch den Übergang zur relationalen Struktur eine Vielzahl von Abläufen im System neu gestaltet werden mussten. Hilfreich waren die bis dahin gesammelten Erfahrungen..

Verlassen wurde im Verlauf der Weiterentwicklung die Archivierung von Laborbefunden, die Bearbeitung von Antragsformularen und weitgehend die Brieferstellung aus Textbausteinen wegen zu geringer Flexibilität.

Bis dato wurde nur in geringem Maß eine Datenaustausch mit anderen Rechnersystemen realisiert. Die Übergabe von Patientendaten zur Qualitätsicherung in der Carotischirurgie - dem Projekt der DGG - erfolgt per Datenträger, sodass hier eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist. Eine Bilddatenübertragung (DSA, CT, Op - Röntgen) wurde nicht implementiert. Dies scheiterte im Wesentlichen am fehlenden Interesses der angesprochenen Gerätehersteller Schnittstellen zum Abgreifen der digitalen Daten außerhalb der Serienproduktion zur Verfügung zu stellen.

Die Grundstruktur von VasoDat

Die aktuelle Version 3.1v.3 von VasoDat erfüllt für die Abteilung alle Aufgaben des Patientenmanagements in der täglichen klinischen Arbeit. Hinzugekommen sind die Bereiche wissenschaftliche Datenerfassung und statistische Auswertungen.

Zur Zeit sind zwölf Arbeitsplätze mit Netzrechnern und vier mit Laserdruckern ausgerüstet. Ein Server, der die physikalische Datenbereitstellung für die Arbeitsplätze leistet, befindet sich in einem separaten Raum. Er wird an einer unterbrechungsfreien Spannungsversorgung betrieben. Nachts findet regelmäßig eine automatische Datenspiegelung statt. Allerdings mußte in jetzt ca. 36 - monatigem Dauerbetrieb des aktuellen Systemes noch nie auf die Spiegeldateien zurückgegriffen werden. Außerdem wird nachts automatisch die Belegungsstatistik für die Abteilung erstellt. Die Anbindung eines weiteren Arbeitsplatzes in Form eines DOS - Rechners steht bevor. Das ist im Gesamtsystem ohne zusätzlichen Aufwand möglich.

Momentan werden über das System jährlich ca. 2500 Ambulanzkontakte, 1400 stationäre Patientenaufenthalte, 1200 Operationen und ca. 900 Röntgenuntersuchungen abgewickelt. Hinzukommt eine Unzahl von  Funktionsuntersuchungen. Der gesamte Datenbestand aus fünfeinhalb Jahren erfordert einen Speicherplatz von ca. 160 MB - lächerlich wenig im Vergleich zur derzeitigen Festplattengröße eines PC´s von 10 Gigabyte. In den beiden Zentraldateien der Datenbank befinden sich momentan je ca. 20.000 einzelne Datensätze, was aber keine merkliche Beeinträchtigung bei Routine - Such - oder Sortierfunktionen verursacht. Dies wird durch die interne Speicherverwaltung des Mutterprogrammes sichergestellt.

Die Grundstruktur der Datenbank ist ”relational”. Die Basiseinheit entspricht einem beliebigen Patientenkontakt oder ”Vorgang”. Ihm werden einzelne ”Prozeduren” z.B. Operation zugeordnet oder ”relational verknüpft”.

 Jeder ”Vorgang” steht zusätzlich in Beziehung zur Zeitachse und zu weiteren ”Vorgängen” die den gleichen Patienten betreffen.. Mit den Merkmalen ”geplant” , ”in Bearbeitung” oder ”abgeschlossen” gekennzeichnet wird ein ”Vorgang” in den Arbeitslisten aufgerufen. Jeder ”Vorgang” wird durch einen Bericht -  Konsilschein, Arztbrief mit Leistungserfassung, Ambulanzbrief - abgeschlossen. Die Eigenschaft ”abgeschlossen” wird nur vergeben, wenn alle erforderlichen Aktionen in den zugeordneten Prozeduren durchgeführt sind. Ist dies nicht der Fall, wir der Anwender durch ein entsprechendes Icon darauf hingewiesen.

Bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche wurde besonderer Wert auf die graphische Kennzeichnung durch Icons und durchgehende Farbgebung gelegt.

Der Zugang zum Programm geschieht über das Hauptmenu.

 Von hier aus sind die verschiedenen Organisationbereiche der Abteilung zu erreichen. Über die Option ”Neuer Patient” werden zunächst in der Praxissoftware PatiO^® die Patientenstammdaten erfasst. Das Praxisprogramm verwaltet Ambulanzleistungen, für die eine KV - Ermächtigung besteht. Simultan wird ein Patientenvorgang in VasoDat angelegt. Handelt es sich um einen ambulanten Kontakt, erscheint der Patient auf der Terminliste des entsprechenden Tages. Gleiches gilt für stationäre Aufnahmetermine.

Über die „Suchen“ - Funktion werden die Vorgänge nach den eingegebenen Kriterien - in der Regel nach Namen - angezeigt. Hier gelangt man zu einer Übersicht mit den zugeordneten Prozeduren.

In dieser Übersicht sind aber, bis auf zwei Ausnahmen, keine Änderungen an den einzlnen Einträgen möglich, weil hier nicht zwischen den zeitlichen Merkmalen der Vorgänge unterschieden wird. Eine Ausnahme bildet die Möglichkeit einen Rehabilitationsantrag anzulegen, weil dieser gelegentlich erst nach Entlassung wegen fehlender Daten (Rentenversicherungsnummer o.ä) komplettiert werden kann.  Außerdem kann der Patient nachträglich in eine „Wissenschaftsmappe” (s.u) aufgenommen werden. Alle übrigen Daten eines abgeschlossenen Vorganges können nur auf Ebene des Systembetreuers verändert werden.. Das dient dem Schutz vor nachträglichen Änderungen im Datenbestand.

Die ”in Bearbeitung” befindlichen Vorgänge finden sich im Bereich Ambulanz, Konsil und Station. Jede der abgebildeten Tasten führt zur entsprechenden Liste, von der aus jeweils ein Layout zur Bearbeitung oder Erstellung von Prozeduren für den Patienten aufgerufen wird. Diese sind sich weitgehend ähnlich. Als Beispiel ist ein ”Tages - OP - Plan” in Abbildung 4 dargestellt.

Eine zentrale Rolle spielt für die Stationsarbeit die Option ”Tagesbelegung heute”. Sie erzeugt eine Liste der stationären Patienten. Sie wird täglich aktualisiert und für jeden Arzt ausgedruckt. Auf dem Ausdruck finden sich Stammdaten, Hauptdiagnosen, Versichertenstatus, der oder die OP - Termine, Aufnahmedatum und Hausarzt des Patienten. Die Daten sind nach Zimmern geordnet. Neuaufnahmen, Entlassungen und Intensivpatienten werden gesondert geführt. Die Liste und Ihr Ausdruck dienen dem Stationsarzt als Leitfaden bei der Tagesarbeit.

Die Bereiche OP und Röntgen führen zu den entsprechenden Listen von Prozeduren. Nach Abschluß eines Eingriffes geht der Operateur an den Rechner im OP und gibt die Daten des Eingriffes, wie Beginn und Ende der OP, OP - Titel, ggf. interne Bemerkung (Gedächtnisstütze für den OP - Bericht), Leistungsziffern nach ICPM und ggf. zugehöriges Sonderentgeld ein.

Ähnlich wird in der Röntgenabteilung verfahren. Hier werden nach einer Untersuchung oder Intervention ebenfalls Leistungsziffern und Sonderentgelte sofort erfasst. Außerdem werden verwendete Materialien, Medikamente, Strahlungsparameter und eventuelle Komplikationen protokolliert. Schließlich wird über das Netzwerk auf der Bettenstation ein Nachbehandlungsblatt ausgedruckt, das alle für das Stationspersonal wichtigen Informationen enthält. Dieses Vorgehen erzeugt eine schriftliche, für die Mitarbeiter leserliche und verbindliche Information und Dokumentation.

Die Kalendertasten im Hauptmenu führen zu entsprechenden Kalenderübersichten. Sie werden regelmäßig aktualisiert, d.h. vergangene Abschnitte gelöscht und neue Tagesdateien angelegt, um keinen überflüssigen ”Datenmüll” mitzuschleppen. Wählbar ist dabei der Löschungszeitraum, die Zahl der neu zu generierenden Tage getrennt nach Ambulanz- und Stationskalender und die belegbaren Ambulanztermine sowie deren Zeitintervalle.

Ein weiteres wichtiges Element ist die sog ”last minute - Liste”. Sie wird für kurzfristig verfügbare Patienten genutzt und stellt ein Instrument zur Steuerung der Auslastung für Stationsbelegung und OP - Kapazität dar. Vorrangig werden hier Varikosispatienten für Elektiveingriffe geführt. Derzeit können etwas 30 bis 40 Prozent der Patienten, die auf der Liste eingetragen sind mit kurzfristig verfügbaren Terminen versorgt werden. Dabei beträgt die Wartezeit bei regulärer Terminvergabe für solche Eingriffe im Winterhalbjahr bis zu 5 Monate. Weitere ca. 50 Prozet erreichen Ihren regulären OP - Termin und ca. 10 Prozent der Patienten verschwinden aus anderen Gründen von der Liste .

Zu den jüngsten Teilen der Datenbank zählt der Programmteil ”Wissenschaft”. Hier haben wir eine einfache Lösung erarbeitet. Ziel ist in der Vielzahl von Datensätzen Entitäten für laufende oder geplante wissenschaftliche Fragestellungen zusammenzufassen. Der Patient wird dazu in eine ”Wissenschaftsmappe” aufgenommen. Datentechnisch erfolgt dabei der Export der Patientennummer in eine Unterdatei, die ein farbiges Mappensymbols beim Patientenaufruf erzeugt. Die Mappen und ihre Namen können vom Systemverwalter vergeben werden. In den Mappen sind jeweils freie Kriterienfelder mit den entsprechenden Sortier - und Suchfunktionen angelegt. Man kann aus der Mappe in die Übersicht der Vorgänge eines Patienten  wechseln, um einen Überblick über klinische Verläufe und Kontakte zu haben.

Mehr wird hier nicht angeboten. Ziel ist dabei nicht z.B. eine ”sich selbst generierende” klinische Nachuntersuchung zu erzeugen, sondern vielmehr dem Einzelnen ein flexibles Werkzeug an die Hand zu geben eine bestimmte Fragestellung ohne das Wälzen von Akten zu untersuchen.

Insgesamt wurde so der Einsieg in die ”elektronische Patientenakte” (EPA) eröffnet. Von einer kompletten EPA ist das System aber noch weit entfernt. Nicht zuletzt, weil das eine komplette Vernetzung der verschiedenen Abteilungen und Funktionsbereiche im eigenen Haus voraussetzen würde. Letztlich wird immer noch eine doppelte Buchführung in Form einer Papierakte und einer EPA erforderlich. Etliche Kladden und Strichlisten und nicht zuletzt das OP - Buch sind aber schon verschwunden.

Verwaltungsaufgaben und Statistikfunktionen

Über die Kodierung der Sonderentgelte und Fallpauschale wurde schon berichtet.

Auch die ICD - Kodierung ist in der Datenbank implementiert. In einer separaten Datei sind alle ICD - Schlüssel abgelegt. Diese können entweder direkt in einem Patientendatensatz verwendet oder in die ”abteilungseigene ICD - Liste” übernommen werden. Diese Liste stellt damit eine ”Hitliste” der häufig verwendeten Schlüssel dar. Das System wird damit lernfähig und übersichtlich.

Der jüngste Teil der Datenbank sind die Statistikfunktionen. Diese sind als feste Programmteile erst im letzten Jahr erstellt worden. Grund dafür ist, dass  durch die eigene Betreuung des Programms auch jederzeit jede gewünschte Suchabfrage durch den Systembetreuer möglich ist. Ausserdem ist die Datenbank bisher nicht kommerziell genutzt worden, sodass kein Bedarf bestand für einen Fremdnutzer feste Auswertungs - und Statistikfunktionen zu implementieren.

Fest integriert sind inzwischen Abfragen über Belegungsstatistik, stationäre Patientenzahlen, Konsilleistungen, OP - Zahlen  und - arten, ICPM - Leistungen und ICD - Diagnosen sowie Auswertungsfunktionen nach Sonderentgelten, Sonderentgeldkombinationen und Fallpauschalen. Außerdem ist eine Kostenerfassung für Prothesen, Endoprothesen und Stents hinzugekommen. 

Datensicherheit, Bedienungsfehler, Datenschutz

Der Zugang zu jedem Netzrechner ist passwortgeschützt. Für die Datenbank sind ebenfalls Passwörter in Benutzergruppen geteilt vergeben. Außerdem werden die Einlogzeiten der Netzrechner stichprobenweise überprüft, um unautorisierte Zugriffsversuche erkennen zu können, was auch schon vorgekommen ist. Es blieb zwar nur bei Versuchen, es muß aber auch klar gesagt werden, dass jedes System naturlich bei festem Vorsatz und nur eher geringem EDV - Sachverstand zu ”knacken” ist.

Bedienungsfehler sind in aller Regel bei dem System inzwischen auf Unachtsamkeiten der Anwender zurückzuführen. So kommt es vor, dass Patienten, die ihre Termine absagen, versehentlich nicht gelöscht werden. Diese Fehler sind dann nicht mehr zuzuordnen, weil sie eben durch das Fehlen einer Aktion auch keine Spuren des Anwenders hinterlassen. Leichter ist es Falscheinträge zu orten, weil das System den Netzrechner, auf dem ein Datensatz erstellt oder zuletzt bearbeitet wurde, offen protokolliert.

Das Löschen von Vorgängen oder Prozeduren, das in Form eine „Mülltonne“ angeboten wird, erfolgt für die Benutzer „virtuell”. Der Anwender fügt dabei dem Datensatz nur das Merkmal „Löschen” bei. Dadurch wird der Datensatz bei einem entsprechenden Aufruf nicht mehr angezeigt. Die physikalische Löschung oder Wiederherstellung kann nur vom Systembetreuer durchgeführt werden.

Der Alltagsbetrieb

Im Alltag bleibt das System rund um die Uhr in Betrieb. Bei einem Patientenkontakt wird zunächst von der Sekretärin überprüft, ob es sich um einen bekannten Patienten handelt, bzw. ein neuer Stammdatensatz erstellt. Dann wird ein neuer Vorgang angelegt getrennt nach stationär, ambulant oder Konsilanforderung. Dabei wird eine Arbeitsdiagnose angegeben und ggf. eine interne Bemerkung zum Procedere angefügt.  Bei Wochenend - oder Notaufnahmen erledigt das der Dienstarzt. Bei Ambulanzterminen wird nach Untersuchung des Pat. direkt ein Brief in den Rechner diktiert und ggf. ein Folgevorgang - z.B. stationärer Aufnahmetermin - angelegt. Der Pat. erhält den fertigen Arztbrief nach wenigen Minuten für den Überweiser ausgehändigt. Beim stationären Terminen erscheint der Patient automatisch auf der Tages - oder Wochenliste. Der OP - Koordinator plant - soweit möglich - am Ende der Vorwoche das laufende OP - Programm und erstellt die erforderlichen Patientenprozeduren am Rechner. Genauso wird für das Röntgenprogramm verfahren. Erhält ein Patient eine Funktionsuntersuchung, kann der Untersucher am Arbeitsplatzrechner sofort die zugeordnete Prozedur anlegen und den Befund erfassen. Längere Freitextbefunde (OP - Bericht oder DSA - Befund) werden diktiert und später geschrieben. Bei geplanter Entlassung diktiert der Stationsarzt am Vorabend einen Freitextbrief für die Stationssekretärin, in den OP - Titel und DSA - Befunde direkt übernommen werden. Dadurch kann der Patient in der Regel den Arztbrief persönlich zum Weiterbehandler mitnehmen, worauf auch großer Wert gelegt wird. Nur für Standardvarizenoperationen existiert ein Formularbrief, dessen Fertigstellung ca. 5 Minuten beansprucht. Andere Textbausteine oder Standardbriefe kommen nicht zum Einsatz, da sie ich als zu unflexibel erwiesen haben. Konsilien werden bei Vorliegen aller Befunde vervollständigt und der Abschlußbericht dem Anforderer zugesandt.

Vorteilhaft ist, dass bei Nachfragen jederzeit auf die gesamte gefässchirurgische Vita eines Patienten zugegriffen werden kann, was sich bei Akutfällen oft schon vor Eintreffen des Pat. als wegweisend zeigt.

Programmprobleme

Nicht verschwiegen werden sollen auch zwei Probleme bei der Programmierung:

Ein Problem der Datenbank ist, dass sich Aktionen in FileMaker Pro zwar nach Zeitintervallen, aber nicht nach absoluten Uhrzeiten steuern lassen. Das hatte lange Zeit zur Folge, dass die Erfassung der Tagesbelegungsdaten der Station irgendwann im Laufe des Tages an eine andere Aktion gekoppelt erfolgte und damit Abweichungen zur Statistik der Hausverwaltung auftraten.

Das Problem ist gelöst, weil die Serversoftware von FileMaker Pro sehr wohl eine Uhrzeitsteuerung kennt die sich von aussen durch ein Hilfsprogramm ansprechen lässt.

Ein weiteres Problem trat auf, weil zum Anfang keine Set an OP - Titeln angelegt war. Es war also dem einzelnen Operateur überlassen einen OP - Titel zu verwenden. Damit war eine standartisierte Suche nach Untergruppen die nicht durch eine eigene ICPM - Nummer kodiert sind, unmöglich.

Das wurde durch Implementierung einer festen OP - Titelliste beseitigt. Natürlich bleibt ein Rest von Operationen, die weiterhin frei benannt werden müssen. Eine weitere Auswertung dieser inhomogenen Gruppe von Operationen muss dann ”von Hand” erfolgen.

Standortbestimmung

Die gefässchirurgische Datenbank VasoDat blickt jetzt auf eine zehnjährige Entwicklungs - und Einsatzzeit im klinischen Alltag zurück. In dieser Zeit hat sie sich zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit der Abteilung entwickelt. Die aktuelle Version ist ein Expertensystem mit möglichst naher Anpassung an die individuellen Bedürfnisse der betreibenden Abteilung. Durch die eingene Wartung und Weiterentwicklung ist das System sehr flexibel für die Integration neuer Aufgaben. Dadurch eignet es sich aber in dieser Form nicht zur kommerziellen Nutzung für andere Kliniken mit einer eigenen spezifischen Infrastuktur. Die Entwicklung einer adaptierten, von jeweiligen Anwender frei konfigurierbaren Version ist aber bei Bedarf möglich. Eine Softwarefirma stünde auch für ein derartiges Projekt zur Verfügung ( Fa. MediMac, Brannenburg).

Das gesamte Patientenmanagement vom ersten Ambulanzkontakt über stationäre Aufenthalte mit Funktionsdiagnostik, OP - Planung und Dokumentation, Befunderstellung und Arztbriefschreibung läuft inzwischen über die Datenbank. Seit Neugründung der Abteilung konnte jeder Patienten mit allen Befunden und Briefen in der Datenbank erfasst werden.

Der Kostenfaktor

Schlecht beziffern lassen sich die bisher in die Entwicklung des Systems investierten Kosten. Um eine Vorstellung zu liefern, können aber die aktuellen Kosten für eine komplette Neueinrichtung des System in etwa angegeben werden. Dabei ist für ein Netzwerk mit bis zu 15 Rechnern mit Kosten pro Arbeitsplatz (Rechner, Netzwerk,Mutterprogramm und Kabellängen bis 100 mtr) von ca. DM 2500 .- bis 3000.- zu rechnen. Ausreichend langlebige Drucker sollten für unter DM 1000 .- zu beschaffen sein. Dazu kommt der Serverrechner mit Serversoftware, USV und Spiegeleinrichtung für ca. DM 5500 .- . Über 15 Arbeitsplätzen sollte aber eher mit DM 8000 .- bis 9000 .- gerechnet werden, weil sonst die Geschwindigkeit der Arbeitsplätze erheblich leidet. Nicht exakt angegeben werden können zur Zeit noch die Kosten für eine freie Programmversion mit entsprechendem Supportangebot, weil diese Kalkulation mangels Interesse nicht durchgeführt wurde.

Ausblick

Für die Weiterentwicklung dieser Datenbank zeichnen sich momentan drei Richtungen ab.

1)         Weiterentwicklung durch Fortschritte der Computerhardware.

Langfirstig soll die Implementierung von bildlicher Befunddokumentation und Langzeitarchivierung erreicht werden.

Mittelfristig steht die Vernetzung des Systems mit anderen Rechnersystemen im eigenen Haus und außerhalb an.

Kurzfristig haben wir die Einbindung einer zeichnerischen Befunddokumentation z.B. zur übersichtlichen Visualisierung von DSA - Befunden im Visier.

2)         Qualitätssicherung und Verfahrenskontrolle

Dazu zählt die Weiterentwicklung von Werkzeugen zur Qualitätssicherung bei der operativen und interventionellen Tätigkeit in der Gefässchirurgie, wie sie teilweise in VasoDat schon umgesetzt sind.

3)         Resourcenmanagement und Kostenkontrolle

Im Rahmen dieser Abteilungsdatenbank ist es relativ einfach möglich quasi als Nebenprodukt der klinischen Tätigkeit eine Datenerfassung zur Kostenkontrolle und Budgetauslastung durchzuführen. Dazu haben wir mit der Kostenerfassung von Implantaten und Prothesen begonnen.

Als Beispiel zeigt Abbildung 5 den ”Interventionsassistenten” des Programmes. 

Hier werden medizinische Daten von Interventionen sowie die verwendeten Implantate und deren aktuelle Kosten erfasst. Im statistischen Teil können dann für einen gewünschten Zeitraum die Gesamtkosten abgefragt werden.

Eine effiziente Kostenerfasssung in den medizinischen Bereich ”vorzuverlagern” erscheint insofern sinnvoll, als dadurch beim Verursacher ein Kostenbewußtsein entsteht und zum anderen Datenmaterial gesammelt wird, dass bei entsprechenden Verhandlungen als verlässliche Grundlage dienen kann.

Schlussbetrachtung

Die eigenen Erfahrungen der letzten 10 Jahre zeigen, dass zur Entwicklung einer alltagstauglichen Klinikdatenbank vor der Niederschrift der ersten Programmzeile eine Vielzahl von Fragen zu klären sind. Zunächst muß der Anspruch an das Produkt als konkretes Pflichtenheft formuliert werden. An erster Stelle steht dabei die Maxime, dass im Resultat das Programm Arbeitszeit sparen und Abläufe beschleunigen muß.

Es darf aber nicht vergessen werden, dass jede EDV nur Ergebnisse liefert, wenn der Daten - Input sorgfältig und regelmäßig geschieht. Dazu muss ein Teil der erreichbaren Zeitersparnis reinvestiert werden.

Weiter muß klar sein, dass zu Anfang die EDV nicht die Patientenakte ersetzen wird, dass bei der Installation eines Systemes unvermeidlich Fehler auftreten werden und dass die Schulung der Mitarbeiter auf dem System Zeit und Geduld erfordert.

Gerade bei Installation und Schulung können Fehler gemacht werden, die sich langfristig auf die Arbeit mit dem Programm auswirken. Die Akzeptanz der EDV bei den Mitarbeitern hängt nämlich davon ab, wie praxisnah und bedienerfreundlich das Programm ist.

Im laufenden Betrieb müssen stetig neue Mitarbeiter in das System eingeführt werden müssen. Die Einarbeitungszeit wird dabei durch selbsterklärende und intuitive Benutzerführung wesentlich verkürzt.

Die eigenen Erfahrungen zeigen , dass inzwischen nicht mehr als ein Arbeitstag nötig ist um einen neuen, durchschnittlich mit Computerwissen ausgestatteten Mitarbeiter in die zentralen Programmteile von VasoDat einzuweisen.

Zusammenfassung:  

Es gibt im gefässchirurgischen Sektor kaum kommerzielle Angebote von Kliniksoftware zum Abteilungsmanagement. Die Datenbank VasoDat wurde vor zehn Jahren als Machbarkeitsstudie für die Gefässchirurgie konzipiert. Inzwischen ist sie in Eigenregie zu einem integralen Bestandteil der Alltagsarbeit der eigenen Abteilung geworden. Mit ihrer relationalen Struktur deckt sie alle Routineabläufe der Abteilung mit hoher Betriebsstabilität ab.  Es sind Instrumente zur Optimierung der Abteilungsorganisation und zur Unterstützung wissenschaftlicher Arbeiten entwickelt worden. Feste Statistikfunktionen sind hinzugekommen. Der Datenaustausch mit anderen Systemen beschränkt sich derzeit auf das Programm zur ”Qualitätssicherung Carotischirurgie” der DGG, die Anbindung an das Praxisprogramm PatiO und die zugehörige Privatliquidation. Weiterentwicklungen zur Bildarchivierung, visuellen Befunddokumentation und Vernetzung mit anderen Rechnersystemen sind einfach möglich. Erweiterungen der Datenbank für Aufgaben beim Budget - und Resourcenmanagement, z.B. bei der OP - Kapazitätsauslastung,  wurden entwickelt, um zeitnahe Resultate und die Kontrolle auf dem Gebiet zu erhalten.

Summary

There are only a few commercial offers of medical software for department-management on the vascular surgery field. The database VasoDat was created as an eventual study for vascular surgery 10 years ago. In the meantime it has been autonomously developed to an integral part of daily life in one’s own department. With it’s relational structure it is covering all routine procedures in the department with an intense working stability. Instruments have been developed for optimizing the department’s organisation and for supporting scientific works. Statistical functions have been added. Data exchange with other systems at the moment is restricted on the programme ”Quality management in carotid surgery” of the DGG (=German Society of Vascular Surgery), on the linking to the practising programme PatiO and the according private liquidation. Adding tools for image storing, visual report documentation and linking with other computer systems is easily possible. Extentions for supporting the management of budgets and resources, e.g. in managing operative capacity, were developed in order to succeed in adequate time results and department controls.